Evento Chanel beauty nº5
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¿Qué debes saber para elegir el mobiliario perfecto para un evento?

¿Qué debes saber para elegir el mobiliario perfecto para un evento?

En la actualidad, los eventos están a la orden del día. Son imprescindibles para crear un vínculo emocional con el público, contando la historia que hay detrás de tu marca, y humanizando la imagen de tu empresa. De esta manera conseguirás fidelizar a los clientes existentes y atraer a un nuevo público.
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En un evento cada detalle cuenta, y es que cualquier error puede suponer un problema para la imagen de tu marca. Es por ello que el mobiliario se considera una pieza clave para el éxito de un evento. Se trata de un elemento fundamental que ayudará a formar la imagen de marca que queremos transmitir a los invitados, a la vez que aportamos una experiencia de usuario excepcional e inolvidable.

Mobiliario personalizado para Chanel Factory 5 

Por un lado, deberás tener en cuenta, el diseño del mobiliario; imagen, estilo, colores, materiales… Y, por otro lado, deberás encontrar un mobiliario que cumpla la función que desees, y que además de ser “bonito” sea útil y cómodo. Con una perfecta fusión de estas características conseguirás crear espacios confortables que incrementen la experiencia de los asistentes, creando áreas únicas que se queden en el recuerdo de los invitados.

Pero ¿sería suficiente solo con la elección correcta del diseño del mobiliario para alcanzar el éxito en tu evento? ¿Qué más necesitas saber para poder lograr tus objetivos, y conseguir que tu marca transmita e impacte más a las personas?

Otros puntos que debes tener en cuenta son; tipo de espacio, las áreas y distribuciones, materiales y tipos de mobiliario, funcionalidad y ergonomía, y la experiencia de usuario.

¿Qué áreas encontrarás en un evento?

Como te comentaba, hay muchas cuestiones que debes tener en cuenta a la hora de diseñar y organizar un evento. El espacio es el primer punto, uno de los más importantes. Cuando te encuentres ante la planificación de un evento, la búsqueda del lugar va a ser muy importante, y debes tener en cuenta los siguientes puntos: sus dimensiones, si es en exterior o en interior, la accesibilidad al espacio, número de asistentes y su localización.

Pero antes de todo, debes conocer de qué presupuesto dispones, para después decidir qué tipo de evento quieres hacer, los servicios que quieres ofrecer, qué opciones de espacios tienes y su disponibilidad.

Una vez que el emplazamiento esté definido, tienes que analizar el espacio del que dispones. Saber esto te ayudará a elegir el tamaño de mobiliario, que tipo de materiales utilizar, la distribución del mismo, que comunicación visual colocar… etc.

Cuando ya se han fijado los objetivos, se ha decidido que tipo de evento se realizará, donde se llevará a cabo, y cuantos invitados asistirán a este, pasaremos a crear las diferentes áreas o zonas en el espacio.

Es muy importante crear un espacio donde todos los elementos proyecten armonía, tanto independientemente como en su conjunto, diseñando un espacio con una imagen inmejorable.

Tampoco nos podemos olvidar del carácter funcional de los elementos del evento. Tenemos que conseguir un espacio útil y confortable, tanto para los invitados como para los propios trabajadores . Es muy importante no olvidarse de la sensación de comodidad que el invitado debe experimentar en todo momento durante el evento.

Dependiendo de cómo sea este, se crearán distintas áreas o zonas y se les dará un nivel de importancia diferente a cada una de ellas. Crear diferentes espacios en un mismo evento hará que el cliente esté entretenido, viva experiencias diferentes, realice varias actividades y todo esté más organizado.

Estas son las zonas más comunes que podrás encontrar en los distintos evento:

Área de conferencia, charla o talleres

Esta zona suele ser donde ocurre la actividad principal del evento; la presentación de una campaña, de un producto en concreto, un taller relacionado con el evento etc.

Aquí es importante saber que si los invitados están mucho tiempo se deberá de colocar sillas, sofás o sillones, para que estos se sientan cómodos mientras transcurre el evento. También debes pensar en las personas que realizan el evento para que también se sientan cómodos y cumplan bien con su cometido, encontrándose los menos errores posible.

Por ejemplo, si una persona da una charla sobre un lanzamiento de un producto en un evento, asegúrate de que puede descansar en un sitio cómodo ya sea una silla o sillón, que tenga quizás una mesa donde dejar lo necesario para hacer su trabajo, donde colocar el producto a promocionar… etc. Aquí es normal ver algún atril, una mesita, una silla, elementos expositores…

Por otro lado, puede ser necesario una zona de reuniones y para ello podrías colocar una mesa grande con sillas para todos los invitados.

Área de restaurante o catering

Esta zona se suele encontrar en cualquier tipo de evento, pero dependiendo de que quieras ofrecer se le dará mayor o menor importancia.

Por ejemplo, si vas a celebrar una comida, un desayuno, almuerzo o cena la importancia que tendrá esta zona será mayor, ya que esta acción será la principal del evento. En esta zona se suele poner muchas mesas, para que todos los invitados estén sentados y cómodos a la hora de comer.

Sin embargo, si simplemente vas a dar un break, un pequeño aperitivo, lunch o cocktail. Esta acción no será tan importante en el evento puesto que es una acción complementaria, no principal en este. Por ello para este tipo de casos suele funcionar las mesas altas, usándose un número de mesas menor al número de asistentes, y haciendo de esta una acción algo más informal. También suele haber mesas más grandes donde simplemente se dispone toda la comida para que los clientes puedan acceder a ella.

Evento Coral Lane Rentals
Eventos de Coral Lane para The Wonder Workshop 2017 en The Rosemary Barn.
Área de expositores, stands o networking

Dependiendo del evento, puede ser que quieras exponer algún elemento o producto, por lo que entonces necesitarás crear una zona con estanterías, baldas, peanas expositoras… etc.

En muchos eventos, sobre todo en los promocionales de marcas y productos, tiene que haber un espacio en el que el producto destaque y se transmita la esencia del mismo. En este punto, un diseño de mobiliario atractivo y acorde a los valores de la marca es imprescindible para lograr nuestro objetivo.

Apoyarnos en una buena comunicación visual también es indispensable para que puedas transmitir el mensaje que buscas.

Área de convivencia o zona lounge

Este espacio está dedicado al descanso de los invitados, es un lugar tranquilo donde tener una conversación, tomarse un descanso y estar cómodo.

En este tipo de zonas podemos encontrar sofás o sillones cómodos, zonas donde el público pueda relajarse durante un largo tiempo, mobiliario auxiliar de apoyo y una pequeña zona de catering donde el asistente pueda tomarse un aperitivo mientras espera o se relaja.

Área de espectáculo

Cuando en un evento se realiza un espectáculo, show, o simplemente se busca crear un espacio más creativo, se suele necesitar mobiliario diferente más adaptado a este tipo de eventos: Como por ejemplo tarimas, butacas, pista de baile, carpas, toldos, asientos más cómodos y distendidos como puff o sofás amplios… etc.
Evento Women Secret producion-mobiliario-exposición producto colección verano
Evento Women´Secret producción mobiliario exposición producto colección verano.
Evento Volkswagen decoración gráfica zona lounge
Evento Volkswagen decoración gráfica zona lounge.
Evento pasarela Pedro del Hierro colección primavera
Evento pasarela Pedro del Hierro.
Crear diferentes áreas nos ayudará con la organización del mobiliario, para que todos los espacios convivan en armonía.

Tipos de mobiliario

Dependiendo del evento te tendrás que decantar por usar un tipo de mobiliario u otro. Te cuento que tipos de mobiliario se utilizan de manera más habitual en eventos:

Mobiliario de hogar

Estos son los típicos muebles que podemos tener en nuestra casa, como lo son sillas, sofás, sillones, mesas, bancos… etc., que tienen carácter más acogedor y familiar, y que generan una sensación de confort en las personas. Deberás de contar con algún otro elemento de este tipo cuando realices un evento, así como decoración complementaria mediante vegetación, jarrones, candelabros, vajillas… etc.

Mobiliario de arte o decorativo

Es un mobiliario decorativo que da un toque estético inigualable, con un diseño singular. Pueden ser obras de diseño únicas, obras de arte, o incluso elementos de iluminación o rótulos. Aquí solo existe el límite que te marque tu imaginación.

Mobiliario para celebraciones Como he mencionado anteriormente, dependiendo del tipo de evento, las necesidades son distintas, por ello habrá eventos donde también será necesario contar con elementos como un escenario, una carpa, una tarima… etc. En este tipo de eventos suelen ser habituales elementos de animación o con los que puedan interactuar los invitados, como globos, confeti… incluso juegos. Por supuesto, también vas a necesitar un mobiliario en el que puedas apoyarte para colocar todo lo necesario, así como zonas de asientos y catering. Junto a estas opciones básicas de distribución, podemos encontrar otras mucho más atrevidas e innovadoras. Los límites los pone tu imaginación, y apoyándote siempre en un buen diseño de mobiliario y una comunicación gráfica adecuada, tendrás gran parte del éxito garantizado.

Materiales más utilizados para fabricar el mobiliario

Para elegir un buen mobiliario para un evento, deberás de tener en cuenta su estética y funcionalidad, pero también tendrás que valorar bien el material con el que están fabricados los muebles. Cada material transmite unas sensaciones diferentes y tiene unas características físicas distintas, adecuadas según sea el lugar donde se vaya a instalar. Cuando crees la estrategia de un evento piensa en su objetivo final, pregúntate, ¿Qué quieres transmitir a los invitados? ¿Qué quieres conseguir? ¿Cómo debes hacerlo para conseguirlo?.

Pues bien, para la elección del material también debes plantearte estas preguntas, puesto que esto te puede ayudar a crear un ambiente que transmita lo que se busca con mayor exactitud.

Por otro lado, la funcionalidad siempre debe estar presente, y es por ello que deberás tener en cuenta los beneficios que te aporta cada material, para saber si posee, por ejemplo, la resistencia necesaria para cumplir su función en el evento.

Por ello, te hablaré de los materiales más usados para fabricar muebles utilizados para eventos, y te contare sus beneficios estéticos y funcionales:

Aglomerado

Este material es uno de los que se utiliza de manera más habitual para la fabricación de muebles para eventos. Muebles como estanterías, mesas, armarios, falsos muros… etc.

Este material se produce mediante el prensado y pegando fibras de madera, consiguiendo una densidad media (dependiendo del tipo de aglomerado) que le aporta mucha ligereza al material. Al no ser madera maciza su precio es muy económico, los muebles fabricados con este material suelen tener un coste menor que otros que encontrarás en el mercado. Otro beneficio que tiene es que es un material perfecto para lacar o rechapar, y esto te ayudará a poder personalizarlo a tu gusto y con total facilidad.
El contra más destacado de este producto es que la calidad de este material es más baja por lo que si buscas un mueble que de impresión de lujo y sea muy duradero, este material no es el indicado.

Madera MDF o DM

Este es otro material que se utiliza mucho para el mobiliario de eventos. Es similar al aglomerado, pero su densidad es mayor, y también lo es su coste. Sin embargo, a diferencia del aglomerado, con este material podemos conseguir un acabado más pulido y de mejor calidad, teniendo también la posibilidad también de ser lacado o rechapado. Por lo que, si buscas algo más duradero, pero que no requiera mucha inversión, este puede ser el material más adecuado.

Madera maciza

Estos muebles son los menos utilizados en la realización de eventos, pero en ocasiones se opta por estos por su acabado de lujo y por su durabilidad. Muchas veces, estos muebles se reutilizan en varios eventos y posteriormente se colocan en lugares estratégicos de la marca, por lo que la inversión finalmente se ve amortizada.
Están fabricados con madera maciza, existiendo una gran variedad de opciones dentro del mundo de las maderas y sus acabados., También puedes barnizarlos y darles tratamientos para conseguir un acabado más cuidado.. Puedes elegir maderas menos resistentes, pero más económicas, como el pino o el abeto. O puedes decantarte por maderas más resistentes, de mayor coste, como el roble o el castaño. Las sillas, mesas, estanterías, aparadores, armarios de madera maciza te darán una imagen de calidad inigualable.

Evento hire open day empresa Hampton mobiliario madera y metal
Evento hire open day empresa Hampton mobiliario madera maciza
Evento hire open day empresa Hampton

Open day de la empresa Hampton evento hire. Combinación de mobiliario fabricado con metales y fabricado con madera.

Metales

Materiales como el aluminio, el acero, el hierro o la chapa galvanizada son muy empleados en la fabricación de mobiliario. Dependiendo del elegido tu mueble puede ser más o menos resistente y duradero.Como es lógico, el precio aumentará a la vez que aumente la calidad del material.
Es frecuente ver muebles donde se combina algún metal con algún tipo de madera. El resultado de esta combinación puede ser brillante, ya que se crea un mueble bastante resistente y duradero con una estética inmejorable. Es muy común encontrar estanterías, muebles modulares…

Metacrilato

Este material se está empezando a utilizar mucho en eventos, no solo para mobiliario si no también para decoración. Es común que se utilice combinado con otros materiales como la madera. Su precio es económico, se puede cortar y hacer formas bastantes espectaculares, y puede aportar diferentes grados de transparencias con las que puedes jugar en tus diseños. Añadir iluminación puede ser un plus muy sorprendente y llamativo.

StudioPepe, la firma de diseño milanesa.
StudioPepe, la firma de diseño milanesa.
Decoración con diferentes plásticos conferencia experiencial llamada Gritty Leadership

Conferencia experiencial Gritty Leadership en San Diego

Otros plásticos

Dentro del mundo de los plásticos, podemos encontrar muchos tipos, muy económicos y moldeables. A pesar de que no cuenta con una resistencia destacable, en muchas ocasiones puede ser un aliado, dependiendo del plástico que elijas. Es un material muy versátil que puede usarse para muchas funciones, te lo encontrarás en muchas formas: sillas, mesas, decoración… Este producto puede dar la sensación de menor calidad en el espacio, por lo que si buscas un acabado de calidad, no es la mejor opción.

Cartón o papel

Estos materiales son muy utilizados para eventos, porque, aunque su resistencia es mínima, puedes usarlo para la duración de este sin ningún problema. Son materiales económicos, sumamente versátiles y personalizables, y puedes conseguir grandes cosas con creatividad. Mesas, bancos, stands…

Decoración con cartón evento maratón

Hack for Good es un maratón de desarrollo organizado por la Fundación Calouste Gulbenkian para fomentar el desarrollo de soluciones tecnológicas a desafíos sociales reales.

El diseño del mobiliario perfecto para un evento

Sabiendo cuales son los materiales más adecuados y el estilo que quieres para tu evento, las tendencias te guiarán para desarrollar un diseño más atractivo y actual, que comunique lo que buscas. Existen un sinfín de estilos, cada día se lanzan nuevas tendencias en cuanto a materiales y colores. Es por ello que debes estar informado de las últimas novedades para que tu evento no de la sensación de ser un espacio desactualizado. La utilización de mobiliario vintage es una novedad que se ha expandido por todos los eventos. Utilizar mobiliario único, piezas exclusivas con un diseño creativo, llamará la atención de tus invitados. Esto creará un ambiente especial y con un carácter propio, que hará que los asistentes lo recuerden por mucho tiempo.

La tendencia de colocar mobiliario especial, está también muy ligada al arte. Es por ello que los muebles destacarán por su diseño creativo y llenarán el espacio.

Por otro lado, cuando utilices los colores, es importante saber sobre la psicología del color para conseguir transmitir lo que deseas.

Algo que ha cambiado en esta última temporada, es que se está perdiendo el miedo a utilizar colores llamativos. El rosa fucsia, el verde, amarillo o azul se están encontrando en muchos eventos, campañas y decoraciones. Utilizar colores que están de moda te ayudará a atraer a los invitados, y a darle una atmósfera fresca a tu evento.

Evento conferencia Girl Boss mobiliario decoración vintage
Conferencia Girl Boss, Estados Unidos.

Funcionalidad y utilidad del mobiliario en un evento

La funcionalidad del mobiliario es fundamental para la comodidad del invitado, y también del trabajador del evento. Esta característica es muy importante ya que puede ocasionar errores graves en un evento. Debemos utilizar el mobiliario adecuado para cada zona y asegurarnos de que cumple la función perfecta. Es importante ponerse en el papel del invitado y trabajador del evento, para interiorizar bien qué harán en el evento y cuáles serán sus necesidades.

Pensar, por ejemplo, en si el invitado necesita un descanso durante el evento, y pensar en colocar unos cómodos sofás para complacer esa necesidad. O si se trata de una cena, elegir unas mesas del tamaño adecuado para que el invitado tenga espacio suficiente, y unas sillas cómodas.

Por otro lado, el trabajador del evento, puede estar muchas horas hablando en una conferencia y necesitar, por ejemplo, un lugar donde sentarse cómodamente, o algún lugar donde colocar sus pertenencias.

Fusión del diseño y la funcionalidad en el mobiliario

Tu evento no estará vacío, las personas que asistan a él estarán observando cada detalle, y encontrarán cualquier mínimo error. Es por ello que es tan importante esta fusión.

Si eliges una silla bonita, pero no es cómoda y el invitado debe estar sentado en ellas varias horas, ¿crees que su opinión al finalizar será la que buscas?

Necesitas elegir un mobiliario que tenga el equilibrio perfecto entre ambas características. Debes encajarlo perfectamente, no solo estéticamente con el entorno para crear una gran sensación en los asistentes, sino que además aporte la funcionalidad necesaria para que los invitados estén realmente satisfechos y cómodos.

Influencia del mobiliario de un evento en la experiencia del asistente

Hay muchos estudios que revelan que las personas acabamos dándole más importancia a las malas situaciones que a las buenas, y las hablamos y comentamos más con otras personas. Es por ello que la influencia del mobiliario le importa y mucho a los asistentes a un evento.

Los eventos se crean pensando en los invitados, por eso debes cuidar absolutamente cada detalle de todos los elementos. Los muebles ayudan a crear la imagen y sensación que buscas y por tanto son parte muy importante de la “experiencia de usuario”

¿Os imagináis un evento sin sillas, sin estanterías o sin mesas? No verdad, sería muy ilógico, y no se podría hacer prácticamente nada en él. Por tanto son una pieza fundamental en la vivencia que tengan tus invitados.

El mobiliario forma parte de la vida de las personas, pero a veces no dedicamos el tiempo suficiente para elegir el adecuado para cada situación. Por tanto, toma nota de todo lo que te hemos contado, y no te olvides de este post para tu próximo evento.

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