Lo que necesitas saber sobre servicios para eventos

05/02/2021

Servicios para eventos

Desde La Feria del Libro, pasando por el Mobile World Congress hasta el concierto que tuvo Bruce Springsteen en España. Cada evento es único y diferente, pero todos tienen algo en común: requieren mucho tiempo y preparación.

★★★★★ 4.6/5

Recordemos la última vez que fuiste a un concierto. Antes de comprar las entradas, es normal informarte sobre la fecha y el lugar, además de si acudía algún invitado especial. Dependiendo del tipo de evento, el tiempo con el que se ha de organizar varía desde un mes y medio, ¡hasta los dos años!

Gira por toda España “Cómplices de Mahou”, El Canto del Loco con Dani Martín.

Instalación de vinilo impreso iluminado desde la parte inferior.

Rótulo corpóreo en madera con instalación eléctrica.

En este post te comentamos los servicios y aspectos básicos que has de tener en cuenta para montar tu evento dentro del sector del retail, acorde a tus necesidades.

Pasarela con focos de iluminación y modelos desfilando para el evento Women’Secret Night 2017. Decoración en dorado en la entrada al evento.

Photocall y rótulos en negro y dorado para el evento Women’secret Night 2017.

En el evento de 2017, de la firma española de lencería y homewear Woman Secret, bajo el lema “guapa, cómoda y sexy”, y los hashtags #WSnight y #WantedWS, puedes ver como un diseño y planificación adecuados son el éxito asegurado de tu evento.

Fue mucho más que un desfile para mostrar su colección, puesto que el evento generó resultados muy positivos y dio mucho de qué hablar. Su objetivo era presentar su colección de Navidad, pero también consiguieron hacer vivir una experiencia diferente a todos los asistentes, y con ello transmitir los valores de la marca. Además de la creación de toda la parte presencial del evento, este iba acompañado de una campaña impactante en sus RRSS, e incluso una página web específica para el evento.

Photocall para evento Women’Secret con Elsa Pataky como imagen de la marca.

El evento contó con celebrities como Elsa Pataky, Laura Escanes o el popular actor Álvaro Morte.

El evento fue todo un éxito. Todos los elementos desde el principio hasta el final se encontraban integrados: el photocall, la iluminación, el sonido, los elementos decorativos, la música, la producción, el montaje, etc.

Una herramienta para sorprender a los invitados es el Factor WOW en los eventos, al llevar a cabo acciones concretas y sorprendentes que dirijan la atención del público hacia donde deseamos. En este caso en concreto, gracias a la animación del final del show, los invitados quedaron sorprendidos y tuvieron una buena experiencia del show.

Imagen del final del desfile de Women’secret Night en 2017, con confeti dorado, iluminación y música.

Como puedes ver en este ejemplo, conseguir impactar a tus invitados es primordial. Debes recurrir a varios recursos básicos en un primer lugar, y luego desarrollar una estrategia más sorprendente, que siempre esté unida a los valores de tu marca.

Conceptos básicos del mundo de los eventos

Hay que tener en cuenta el objetivo principal por el que se celebra el evento; ya sea para comunicar, formar o fomentar las ventas. Es importante que el evento se convierta en una ceremonia en la que de forma simple y directa se impacte a los invitados generándoles una experiencia inolvidable. De esta forma se puede conseguir reconocimiento de marca y aumentar la visibilidad de la empresa generando conexión empresa-cliente.

¿Qué beneficios conlleva crear un evento?

Los eventos son una herramienta eficaz que refuerzan el posicionamiento, la presencia de los stakeholders y ayudan a generar notoriedad.
Los eventos son un medio para hacer llegar un mensaje al público, de forma concreta y con un objetivo.
Además, ayuda a generar una actitud favorable hacia la marca al haber vivido una experiencia directa entre los consumidores y la compañía.

Tipos de eventos

Eventos corporativos: pueden ser eventos internos (formaciones, presentaciones de producto) y externos (feria para captar clientes, congresos, conferencias, workshops, team building).
Eventos sociales, culturales y de ocio : recepciones, conciertos, festivales, bodas, fiestas temáticas
Espirituales o comunitarios: retiros espirituales o cenas benéficas.
Académicos: entregas de diplomas o fiestas de graduación.
Deportivos: carreras, gymkanas y juegos.
Políticos: mítines, debates y manifestaciones, elecciones.
Educativos: charlas, cursos y congresos.

Cada evento puede variar también el formato en el que se celebra, dependiendo del tipo de público al que se dirigen. Al cambiar la configuración del evento, la forma en la que se percibe el evento puede ser más dinámica y original, o más sencilla y directa. Podemos encontrar once tipos de formatos diferentes: el webinar, un taller, congreso, carrera, encuentro fandom, los festivales, el hackaton, el lanzamiento de producto, networking, torneo, las degustaciones gastronómicas, catas de vino.

Mesas de trabajo compartidas durante los eventos colaborativo de software, conocido como Hackaton.

La organización de eventos requiere de varias fases y mucha preparación. Las fases para la organización de eventos son las siguientes:

1. Planificación del evento

En la primera fase hay que tener en cuenta los siguientes aspectos: el Briefing y Estrategia, los objetivos, el presupuesto, el diseño integrando con la identidad visual, elección de la localización/localizaciones, el cronograma y el equipo de producción.

2. Organización del evento

Después, en la fase de la organización hay que pensar en aspectos de coordinación, el protocolo, el contenido, speakers, comité técnico, la selección de proveedores, el catering, la seguridad, el transporte, los azafatos, el merchandising o regalos promocionales, y la decoración.

3. Ejecución del evento. El día D.

Cuando ya tenemos hemos tomado las decisiones pertinentes, llega el gran día (conocido como “El Día D”, como en la Segunda Guerra Mundial), y aunque puede parecer que está todo hecho, es al contrario ya que hay que estar pendiente de muchos aspectos para que se cumpla todo según lo hemos planeado. Para ello puede ayudarnos en términos de producción y logística, la elaboración de una escaleta o guión en donde se refleje en cada momento lo que debe suceder. También es útil enviar un briefing recordatorio a los distintos públicos (speakers, VIPs, proveedores, etc). Definir técnicas de coordinación y atención al personal de apoyo: azafatas, camareros, conductores, equipo técnico, etc. Así como hay que definir la atención también in situ a invitados, prensa, líderes de opinión, influencers, etc.

4. Evaluación post-evento.
Después del evento, no solo hace falta recoger el equipo y el stand. Sino que es el momento ideal para evaluar y repasar las lecciones aprendidas (si por ejemplo han ocurrido imprevistos que han dificultado algún paso), se recomienda la redacción memoria del evento, así como enviar notas de agradecimiento a todos los implicados y envío de información relevante a los no asistentes. Por último, es necesario saber lo que se dice de nosotros y nuestro evento en las redes sociales.

Los eventos en el sector retail

En la teoría todo parece más o menos fácil, pero cuando hay que llevar los planes a la realidad hay que tener en cuenta sobre todo aspectos técnicos y plantearse cuestiones del estilo: ¿voy a necesitar un stand permanente o efímero? ¿Qué materiales quiero para mi stand? ¿ A quién voy a elegir para que se encargue del montaje, y de las instalaciones eléctricas? ¿Qué diseño elijo si el evento es en un centro comercial, y cómo puede mi negocio destacar de la competencia? Pueden plantearse miles de cuestiones que tienes que analizar minuciosamente.

Como hemos expuesto anteriormente, la celebración de un evento persigue varios objetivos, pero en el sector retail resulta una herramienta especialmente beneficiosa. Cuando se celebra un evento, existen factores determinantes como el stand, la iluminación, los proveedores y la organización in situ, entre otros.

El stand es una de las posibles herramientas que nos van a servir como carta de presentación de la compañía a los invitados. Debe de estar bien adaptado al espacio en el que se realiza el evento, ya sea en un centro comercial, al aire libre, en un recinto ferial o en unas galerías. Los elementos del stand deben estar bien integrados entre sí y adaptados a la localización.

Prototipo de stand para un puesto de café para un evento ferial.

También podemos crear nuevas sensaciones y diferentes ambientes gracias al uso de la iluminación, o con la utilización de efectos y ambientes musicales diferentes.

Debes pensar si necesitarás retransmitir el evento en streaming de forma profesional. Para ello habrás de tener una buena conexión a la fibra, soporte de calidad y retransmitir el evento plataformas como YouTube, Instagram Live o Vimeo. Actualmente, los eventos online gozan de gran popularidad y son verdaderamente efectivos. Pero no basta con grabar un vídeo con el teléfono móvil. Existen aspectos de la puesta en marcha que ayudan a que tu evento online sea verdaderamente un éxito. En el siguiente apartado, te comentamos las claves para organizar un evento online.

Por último, unos de los aspectos que resaltan es el de la organización. Como has visto, son cuatro las fases para la organización de eventos en el sector retail. Y son muchos los aspectos a considerar. Puede que hayas planificado, organizado y revisado todo lo que necesitas, pero a la hora de la verdad y cuando llega el día, es muy complicado tenerlo todo bajo control. Por eso te recomendamos el uso de aplicaciones de gestión como Tom Planner, Events IP, o el retrotiming o Diagrama de Gantt (se trata de un sistema de administración de proyectos que representa gráficamente las actividades a lo largo de una escala temporal).

Ejemplo de la descripción de las tareas para la ejecución de un evento y su consecución en el tiempo.

Servicios para la organización de eventos

A la hora de organizar un evento, es importante no dejar nada a la improvisación.Puedes ponerte en manos de profesionales para que te ayuden a coordinar y organizar el evento, diseñar el stand para ferias y las presentaciones ante la prensa y otras herramientas de comunicación. Estos son los trece aspectos generales que tendrás que cubrir cuando organices un evento en retail:

Personal. El personal que va a encargarse de la ejecución del evento, debe estar bien informado de cuál es su misión en todo momento, sabiendo dónde tienen que estar y cuál es el siguiente paso para que todo funcione a la perfección durante el evento.

Espacio. El lugar donde se celebra el evento es tan importante como lo que pasa dentro de él. Hay que ser muy rigurosos con la selección de la localización, ya que una decisión incorrecta puede causar una imagen descuidada e impactar negativamente en el desarrollo del evento, pero cuando se elige una localización conveniente y original, es uno de los factores que aseguran el éxito. También hay que tener en cuenta el espacio del que se dispone dentro del recinto, para aprovechar al máximo cada rincón y distribuir de forma estratégica el espacio.

Producción. La producción no empieza y termina el mismo día del evento, sino que se trata de un proceso que comienza una vez que se han detectado las necesidades del evento, se han implementado y concluye cuando se desmonta el espacio que se ha utilizado. Puedes buscar ayuda profesional para la producción de mobiliario y demás elementos decorativos. Realmente existen muchas opciones para este paso, como la decoración del photocall y fotomatón personalizados, las letras corpóreas, rótulos de neón…

Decoración para evento de Nyx make up con letras corpóreas en porexpan iluminado desde el suelo.

Montaje de la publicidad en el punto de venta (PLV). Para el montaje hay que tener en cuenta tres fases: la planificación, ejecución y el reporting final.

La planificación: A la hora de planificar tu campaña de PLV debes hacerte estas preguntas: ¿Dónde se va a instalar? ¿Se monta de noche/día? ¿En qué tipo de espacio? ¿Cuánto pesa? ¿Qué presupuesto tengo? ¿Cuál es la fecha en la que debe estar terminado?… etc.
La ejecución: una vez hemos hecho una buena planificación y hemos seleccionado una empresa que nos garantice y nos asegure que todo saldrá como queremos… Solo queda acordar la fecha para que tu campaña de PLV sea un éxito, y no un quebradero de cabeza para ti.
El reporting final: en esta última fase del montaje habrás de cuestionarte ¿está todo montado correctamente? ¿Cuándo se ha instalado mi campaña? ¿Cuántas incidencias hemos tenido? Existen plataformas para informarte a tiempo real el estado de tus instalaciones, así como las fotografías o reportes en excel.

Mobiliario.

Deberás pensar en si necesitas mobiliario para la decoración de eventos o no. En el caso de que necesites tienes dos opciones: diseñar y fabricar muebles personalizados para ti que se amolden a las necesidades del evento o alquilarlo.

Vestuario en los eventos. El uso del uniforme es importante para crear una buena imagen, puede contener colores corporativos. También puede haber pequeñas variaciones en el uniforme para comunicar la jerarquía del personal dentro del evento.

Iluminación. La iluminación es el factor clave para crear ambientes perfectos y diferentes en el evento. Se pueden introducir rótulos y letras 3D, cartelería, vinilos impresos, photocalls… etc.

Elementos decorativos. La decoración de eventos y escenarios requiere la mano de profesionales de eventos que fabriquen escenografías, decorados y todo lo que necesitas para tu evento.

Merchandising del evento. El material promocional es clave en el mundo de los eventos. De hecho, has de pensar si vas a entregar folletos, layers, bolígrafos, cuadernos… El adn de tu empresa debe de estar impregnado en este material. Los invitados guardarán tiempo después el material del evento y podrán generar vínculos afectivos que le recuerden a la marca

Animación en el evento. Está demostrado que contratar animación en el evento, es una clave del éxito. Los invitados del evento tendrán una experiencia única e inolvidable.

La promoción del evento determinará su éxito. Es fundamental ciertas pautas para que el evento resulte una inversión rentable a corto y medio plazo. Se recomienda promocionar el evento una vez que se haya superado la fase de organización.

Los invitados son a los que se dirigen las acciones del evento. Hay que determinar muy bien qué tipo de público es el que se quiere enfocar con el evento y cuáles son sus preferencias y gustos, para así poder diseñar a medida cada fase del evento.

Herramientas y TIPS para la organización de eventos

Aunque es imposible presentar un plan perfecto de marketing de eventos genérico, ya que cada evento es diferente, hay muchas tácticas comunes e ideas de marketing de eventos que pueden servir de guía a la hora de establecer su propio calendario de marketing de eventos.
A continuación, te mostramos seis TIPS para promocionar tu evento (ya sea un evento online u offline).

1. Creación de una página web para el evento. Mucha gente se olvida de que puede crear una página del evento y ponerla en marcha para lanzar toda la información relevante para el evento y captar el interés inicial, aunque aún no se hayan ultimado todos los detalles. Al crear la página, puedes tener un lugar online para conducir a la gente, utilizarla para captar el interés temprano incluso vender entradas en línea.

3. Influence marketing. La mejor manera de llegar a nuevas audiencias es mediante la colaboración con influencers que estén en relación con el sector del evento y puedan promocionarlo a sus públicos. Esta colaboración puede ser pagada de forma directa, por comisión (estableciendo unos objetivos a cumplir), ofreciendo la entrada gratis u otro tipo de beneficios que puedan interesar al influencer.

5. Comunicado de prensa del evento. Obtener cobertura de prensa puede ayudar a ampliar el evento más allá de su propia red y puede aumentar el número de personas que asisten al evento. También ayuda a construir la estrategia de marca y a aumentar los enlaces a al sitio web, y potencialmente el tráfico para futuros eventos.

2. Promocione el evento en redes sociales. Puedes promocionar tu evento con varias redes, desde las más comunes como Facebook, Twitter y LinkedIn hasta las más específicas, e importantes, dependiendo del tipo de evento que organices, como Instagram, Snapchat, Pinterest, YouTube, Tumblr, Medium, Reddit, Quora y otros. Se pueden crear campañas de forma gratuita, retransmitir el evento en streaming, y mil opciones. Tanto si se trata de publicidad de pago en redes sociales, como de Google Adwords o de retargeting, esto te ayudará a dirigir mucho tráfico a tu sitio web y, por tanto, más visitantes de tu evento.

4. Envío de correos electrónicos. El correo electrónico es la táctica más eficaz para los organizadores de eventos, por lo que sin duda también será fundamental para llevar a cabo la campaña. Una vez que el evento esté listo, deberá enviar su primer correo electrónico a los asistentes potenciales, incluidos los que se hayan preinscrito. También puedes asociarte con empresas para realizar colaboraciones con sus listas de correos electrónicos de clientes potenciales.

6. Webs que promocionan eventos. Hay sitios web que enumeran todos los eventos previstos en diferentes ciudades. Funcionan como motores de búsqueda de eventos. Se puede filtrar por ciudades, tipos de eventos, etc. Estas webs son potentes porque tienen mucho tráfico y es muy fácil crear una página para tu evento. Además, también tienen opciones de pago para anunciarse en Facebook, Instagram, etc.

Como has podido comprobar organizar un evento es algo complejo. Son muchos los factores que intervienen y qué debes tener en cuenta. Para alcanzar el éxito necesitas coordinación, planificación y perfeccionismo. Sin duda es mucho el esfuerzo que se tiene que hacer para organizarlo, sin embargo la recompensa es aún mayor.

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